关于公开征求《山西省知识产权代理机构行政约谈办法（试行）（征求意见稿》意见的通告

为规范山西省知识产权代理行业秩序，提升知识产权代理质量，督促引导知识产权代理机构及从业人员依法合规经营，根据《中华人民共和国专利法》《中华人民共和国商标法》《专利代理条例》《专利代理管理办法》《商标代理监督管理规定》等法律法规及国家有关政策，结合本省实际，我局在广泛调研论证的基础上起草了《山西省知识产权代理机构行政约谈办法（试行）（征求意见稿）》，现向社会公开征求意见。请于12月12日前通过以下方式将意见和建议以书面形式反馈我局，并注明反馈单位、姓名及联系方式。

1．通过电子邮件方式，将意见发送至：zscqyycjc＠163．com，邮件主题请注明“《山西省知识产权代理机构行政约谈办法（试行）（征求意见稿》修改意见”。

2．通过信函方式，将意见邮寄至：山西省太原市长风街108号山西省市场监督管理局知识产权运用促进处（邮编030006），请在信封上注明“《山西省知识产权代理机构行政约谈办法（试行）（征求意见稿》修改意见”字样。

联系人：杨晓慧；联系电话：0351－7680118

山西省知识产权局

2025年12月8日

山西省知识产权代理机构行政约谈办法（试行）

（征求意见稿）

第一章　总则

第一条　　为规范山西省知识产权代理行业秩序，提升知识产权代理质量，督促引导知识产权代理机构（以下简称“代理机构”）及从业人员依法合规经营，有效控制风险、及时消除隐患，根据《中华人民共和国专利法》《中华人民共和国商标法》《专利代理条例》《专利代理管理办法》《商标代理监督管理规定》等法律法规及国家有关政策，结合本省实际，制定本办法。

第二条　本办法所称行政约谈（以下简称“约谈”），是指省、市、县（区）知识产权局（以下统称“知识产权管理部门”）针对代理机构及从业人员在知识产权代理活动中存在的风险隐患或违法违规行为，约见其法定代表人、主要负责人、直接负责的主管人员或其他相关责任人员，采取预警、提醒、告诫、指导等方式，督促其履行法定义务、纠正违法违规行为、完善内部管理的监督管理措施。

第三条　实施约谈应坚持以下原则：　

（一）约谈的实施主体、程序、内容等必须符合法律法规和本办法规定。

（二）针对具体问题进行约谈，提出明确的整改要求和改进建议。

（三）通过约谈达到警示、教育目的，同时提供必要的指导和服务，引导行业健康发展。

（四）除法律法规规定或为履行法定职责需要外，约谈实施主体及其工作人员应对约谈内容、约谈对象的商业秘密和个人隐私予以保密。

第四条　约谈不影响知识产权管理部门依法对约谈对象采取其他行政处罚、行政强制等行政管理措施。对依法应当予以行政处罚的，不得以约谈代替处罚；在作出行政处罚决定的同时或之后，根据需要可以实施约谈。

第二章　约谈主体与管辖

第五条　山西省知识产权局（以下简称“省局”）负责全省约谈工作的统筹指导、制度建设、监督检查以及对重大、复杂或跨区域案件的直接约谈。市、县（区）知识产权管理部门按照属地管辖和级别管辖相结合的原则，负责本行政区域内代理机构及从业人员的日常监督检查和约谈工作的具体实施。上级知识产权管理部门可以根据工作需要，直接约谈下级部门管辖范围内的代理机构；也可以指定下级部门对特定事项实施约谈，并上报结果。

第三章　约谈适用情形

第六条　代理机构及从业人员存在下列情形之一的，知识产权管理部门可以实施约谈：　

（一）违反诚实信用原则，代理非正常专利申请、恶意商标注册或其他不以保护创新为目的专利、商标申请的；　

（二）违反专利申请优先审查、快速预审等相关管理规定，情节轻微或尚未造成严重后果的；　

（三）存在伪造、变造或者使用伪造、变造的文件、票据、签名、签章等行为，情节较轻的；

（四）以欺诈、虚假宣传（如“包授权”“快授权”“高赔偿”等）、引人误解的商业宣传、诋毁竞争对手、商业贿赂、恶意低价竞争等不正当手段招揽业务，扰乱行业秩序的；

（五）涂改、倒卖、出租、出借专利代理机构执业许可证，或者超越执业范围代理业务的；

（六）在同一专利申请、商标注册申请或者其他知识产权案件中，接受有利益冲突的双方当事人委托的；

（七）未履行勤勉尽责义务，无正当理由未及时向委托人通报业务进展、未及时送达法律文书和材料，或泄露委托人商业秘密、技术秘密，严重损害委托人合法权益的；　

（八）年度报告公示信息不准确、不完整，或未按要求报送相关统计信息，经提醒后仍不改正的；

（九）被投诉举报较多，且经初步核查确有部分违规事实的；　

（十）在知识产权管理部门组织的监督检查、专项整治中发现存在突出问题的；　

（十一）法律、法规、规章和国家、省有关文件规定，以及省局认为可以实施约谈的其他情形。

第四章　约谈程序

第七条　知识产权管理部门在监督检查、投诉举报处理、案件查办、数据分析等工作中，发现代理机构及从业人员存在本办法第六条规定情形的，经初步核查，认为需要实施约谈的，由承办部门填写《行政约谈审批表》（附件1），说明约谈对象、事由、依据、时间、地点和参加人员等，报本单位分管领导审批。

第八条　经批准实施约谈的，知识产权管理部门应于约谈前不少于3个工作日，向约谈对象送达《行政约谈通知书》（附件2）（可采用书面、传真、电子邮件等方式，确保有效送达）。《行政约谈通知书》应包括以下内容：

（一）约谈对象的名称（及法定代表人／主要负责人姓名）或个人姓名；

（二）约谈事由、依据；

（三）约谈时间、地点；

（四）约谈对象需准备的材料（如：营业执照／执业许可证复印件、法定代表人／主要负责人身份证明、相关业务档案、情况说明等）；

（五）联系人及联系方式。因情况紧急或其他特殊原因，需立即实施约谈的，可不受上述提前通知期限限制，但应在约谈时说明理由。

第九条　约谈对象应按照《行政约谈通知书》要求准时参加约谈。约谈对象为机构的，其法定代表人或主要负责人应亲自参加；法定代表人或主要负责人不能参加的，应书面委托其他负责人参加，并提交授权委托书。必要时，可要求相关直接责任人员一并参加。

第十条　约谈一般采用会议形式，按以下程序进行：　

（一）主持人宣布会议议程、约谈事由、指出存在问题；　

（二）约谈对象就相关问题进行陈述，并提供相关证据材料；

（三）组织约谈的部门负责人进行业务指导和政策法规宣讲；　

（四）提出整改要求和时限，形成约谈意见。

第十一条约谈结束后，组织约谈的部门应当制作约谈纪要，经参会各方确认后，印发至约谈对象。

约谈纪要应当包括约谈时间、约谈地点、约谈实施主体、约谈对象、邀请参加及出席人员、约谈事由、处理意见、整改要求及时限等内容。

第十二条落实整改要求。约谈对象应在规定期限内，针对存在的问题认真组织整改，向约谈实施主体提交《整改报告》及相关佐证材料。

第十三条　整改验收与后续处理。约谈实施主体收到《整改报告》后，应在10个工作日内对约谈对象的整改情况进行核查，并形成核查报告。

第五章　约谈结果运用

第十四条知识产权管理部门应将行政约谈的相关信息（包括约谈事由、整改情况、验收结果等）及时、准确、完整地录入代理机构信用档案，作为对代理机构信用评价、分级分类监管的重要依据。

第十五条　知识产权管理部门可定期分析约谈情况，梳理行业存在的共性问题和突出风险，通过发布指导意见、案例警示、行业培训等方式，引导全省知识产权代理行业规范健康发展。

第六章　档案管理

第十六条　　约谈实施主体应将约谈过程中形成的所有文件材料，包括但不限于《行政约谈审批表》、《行政约谈通知书》及送达回执、约谈对象提交的材料、行政约谈会议纪要、《整改报告》、整改验收材料、后续处理决定等，统一整理、编号、归档，形成完整的约谈档案。

第十七条　　约谈档案应按照档案管理的有关规定进行保存和管理，保存期限自约谈结束或整改验收合格之日起不少于3年。

第十八条　　省局定期或不定期对各市、县（区）知识产权管理部门的约谈档案管理情况进行监督检查，确保约谈工作规范有序，档案管理合规。

第七章　附则

第十九条本办法由山西省知识产权局负责解释。

第二十条本办法自发布之日起施行。

附件：1．山西省知识产权代理机构行政约谈审批表

2．山西省知识产权代理机构行政约谈通知书

附件.docx

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